Kategorien
Best Practice blog

Von wegen zu klein: Ausreden gelten nicht!

Warum die Gemeindegröße bei der Öffentlichkeitsarbeit keine Rolle spielt

Immer wieder hört man als Journalist bei der Recherche nach Informationen, dass die Gemeinde „leider“ noch keine Angaben zu der geplanten Veranstaltung im Herbst machen kann. Der Verwaltungsmitarbeiter verweist darauf, dass der Bürgermeister nicht anwesend ist. Er selber könne keine Auskünfte erteilen. Zudem solle man sich einfach noch ein wenig in Geduld üben.

Schade! Nicht nur als Journalist steht man dann vor einem Problem, sondern auch als Einwohner. Denn wenn der Journalist schon nichts erfährt und die Öffentlichkeit nicht über das geplante Vorhaben der Gemeinde informieren kann, dann tun sich andere Bürger auch schwer.

Sicher ist: Nicht jede Gemeinde kann sich einen Mitarbeiter leisten, der sich insbesondere um die Öffentlichkeitsarbeit kümmert. Meistens übernimmt die Sekretärin des Bürgermeisters oder ein ehrenamtlich Tätiger die Aufgaben, die lokalen Medien zu informieren. Entweder mangelt es am persönlichen Engagement der Gemeindeeinwohner, oder die wenigen Angestellten sind mit anderen Aufgaben beschäftigt. Oder sie trauen sich den Job des Ansprechpartners für die Medien einfach nicht zu.

Gehen Sie in die Offensive!

Eine Ausrede, die oft genutzt wird, aber nicht wirklich taugt als Argument, lautet: „Unsere Gemeinde ist zu klein für eine eigene Öffentlichkeitsarbeit“.

Ich behaupte: Nein, sie ist es nicht. Selbst eine eigenständige Gemeinde mit beispielsweise knapp 1000 Einwohnern hat aufgrund ihrer Einwohnerzahl genügend „Leben“ in sich. Das Engagement der Bürger bemisst sich doch nicht nach deren Anzahl, sondern nach deren Wunsch, sich ehrenamtlich in Vereinen oder sozialen Einrichtungen zu betätigen. Die Gemeinde steht meist in engem Kontakt mit den Vereinsverantwortlichen, oft sind die Vereinsbosse selber Mitglied im Gemeinderat. Sie haben also dann eine Doppelfunktion.

Anders ausgedrückt: Gerade weil eine kleine Gemeinde oft in der Wahrnehmung der Öffentlichkeit „untergeht“, empfiehlt es sich, auf das eigene aktive „Dorfleben“ hinzuweisen. Warum sollen sich denn neue Einwohner im Ort ansiedeln, wenn man von der eigenen Gemeinde weder hört noch etwas liest? Und wie soll diese zusätzliche Gewerbeeinnahmen erlangen, wenn ein Unternehmen gar nicht weiß, dass es neue Gewerbeflächen im Ort gibt? Der neue Kindergarten kann nur dann auf Interesse bei Eltern stoßen, wenn sie davon aus der Zeitung, dem Gemeindeblatt oder den Social Media erfahren.

Großes öffentliches Interesse an „kleineren“ Kommunen und Unternehmen

Dass es auch „kleinere“ Gemeinden oder Betriebe in die großen Tageszeitungen schaffen können, zeigen folgende Beispiele. So erschien beispielsweise Ende November 2013 in der Frankfurter Allgemeinen Zeitung (FAZ) ein ausführlicher Artikel über fünf Berliner Gründer, die sich mit ihrer „5 Cups some sugar GmbH“ Starbucks zum Vorbild nahmen. Und direkt neben diesem Text findet man einen Bericht über ein 14-Mann-Unternehmen aus Darmstadt, das einen neuen Ansatz gegen Blutgerinsel entwickelt hat.

Gerhard Schenkel, seit 31 Jahren Bürgermeister in Sulzfeld am Main (Landkreis Kitzingen), weiß um die Chancen der Öffentlichkeitsarbeit, die sich für seine Gemeinde ergeben. Der idyllische Weinort in Mainfranken zählt 1.400 Einwohner und gewann 2012 beim Wettbewerb „Unser Dorf hat Zukunft“ auf bayerischer Ebene die Goldmedaille. Auf Bundesebene erreichte Sulzfeld am Main den zweiten Platz und erhielt von der Jury die Silbermedaille.

Diese Auszeichnungen haben dem Weinort viel Image eingebracht. Unabhängig davon empfiehlt der 59-jährige Bürgermeister anderen Gemeinden in ähnlicher Größenordnung, durch regelmäßige Öffentlichkeitsarbeit sich Gehör zu verschaffen. „Es ist eine sehr sinnvolle und wichtige Form der Kommunikation. Die Öffentlichkeit und die Bürger über Vorhaben zu informieren ist aus meiner Sicht wesentlicher Bestandteil einer modern geführten Gemeinde“, sagt Gerhard Schenkel.

Der Grund liegt für ihn auf der Hand: „Wir wollen ja unsere Bürger bei Entscheidungen mit ins Boot nehmen und wünschen uns grundsätzlich mehr Bürgerbeteiligung bei jenen Entwicklungen, welche deren Leben unmittelbar betreffen“. Die Gemeinde Sulzfeld informiert ihre Bürger unter anderem mittels Gemeindeblatt über wichtige Anliegen und Projekte und liefert den örtlichen Medien zusätzlich Pressemitteilungen.

Foto:Maik Meid

 

 

Kategorien
Best Practice blog

Das Webinar: Schaufenster für Gemeinderatssitzungen & andere Versammlungen

Bieten Sie den Bürgern die Aufzeichnungen Ihrer Sitzungen an

Warum sollte eine Gemeinde Webinare für die eigenen Bewohner anbieten? Wenn Sie als Kommune die Öffentlichkeit stets auf dem Laufenden halten wollen und ihren Bürgern auf anschauliche Art und Weise einen Mehrwert bieten möchten, ist dieses Kommunikationsinstrument exakt das Richtige.

Der Ausdruck „Webinar“ ergibt sich aus dem Wort „Web“, das gleichbedeutend für Internet und Seminar steht. Demnach ist ein Webinar eine Art Seminar, das sich in einem virtuellen Seminarraum im Internet abspielt. Der Referent und die Teilnehmer treffen sich dort zu einem bestimmten Zeitpunkt und tauschen sich aus.*

Webinare sind gemäß Anita Hermann-Ruess** ein „Teilgebiet von Videokonferenzen“ und lassen sich durch das „One-to-many-Prinzip“ charakterisieren. Dabei gibt es eine Person, die den Vortrag hält und viele Zuhörer. Der Moderator befindet sich vor seinem Bildschirm. Das Publikum sieht und hört dessen Vortrag mithilfe einer Software.

Ein Webinar bietet Gemeinden eine ausgezeichnete Möglichkeit, mit ihren Bürgern in Kontakt zu treten und einen Dialog zu führen. Wichtig ist, dass ein Webinar keine Einbahnstraße ist. Die Zuhörer sollen nach dem Ende der Präsentation wesentliche Dinge aus der Gemeinde und ihrem Umfeld erfahren haben. Indem die Kommune offen kommuniziert, macht sie sich bei ihren Bürgern glaubwürdig. Auf diese Weise wird die Gemeinde zu einer Art Vorreiter für transparente Kommunikation.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten eines Webinars

Eine seriöse Vorbereitung ist das A & O eines erfolgreichen Webinars. Vor der Durchführung müssen Sie sich als Gemeindevertreter Gedanken machen, was Sie mit dem Webinar erreichen wollen. Was ist das Thema der Gemeinderatssitzung? Wer ist meine Zielgruppe? An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit findet die öffentliche Veranstaltung statt? Welches der Gemeinderatsmitglieder ist am besten als Moderator und Referent des Webinars geeignet? Über welche Medien werden die Personen eingeladen?

Es gibt eine breite Palette an Themen, die Sie als Gemeindevertreter in einem Webinar abarbeiten können:

  • Gemeinderatssitzungen
  • Veranstaltungshinweise
  • virtuelle Pressekonferenzen
  • Projektbeschreibungen
  • aktuelle News aus der Kommune

 

Im Normalfall sind bei der Durchführung des Webinars lediglich zwei Personen beteiligt. Das ist ein technischer Begleiter, der gleichzeitig der Moderator sein kann, und der Referent.

Offener Austausch mit den Bürgern

Grundsätzlich sind Webinare in jeder Branche sinnvoll einsetzbar, in der jüngeren Vergangenheit haben auch ältere Bürger dieses Online-Format anerkannt. Ein Webinar ist daher eine perfekte Möglichkeit, mit ihren Bürgern in Dialog zu treten. Die Webinar-Dauer ist individuell festlegbar, die Inhalte sollten natürlich direkt auf den Bürger zugeschnitten werden. Soll heißen: Sie als Gemeindevertreter können sowohl Thema als auch Länge des Webinars selbst bestimmen.

Besonders wichtig ist es, das Webinar jenen Personen im Nachhinein anzubieten, die weder an der Gemeinderatssitzung teilnehmen noch den Vortrag per „Livestream“ von zu Hause aus ansehen konnten. Deshalb empfiehlt es sich eine Aufzeichnung, die anschließend per Mail an die Interessenten verschickt wird.

Ein weiterer Punkt, der für dieses Tool spricht, ist die Chat-Funktion. Am Ende des Vortrags haben die Teilnehmer die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Der Referent kann diese umgehend beantworten, sodass keine Missverständnisse aufkommen und die Kommune ihren Bürgern gegenüber transparent ist. Dadurch wird – wie bei einem Weblog – vermieden, dass unnötige Gerüchte in die Welt gesetzt werden.

Fazit: Webinare sind für nahezu jede Gemeinde bzw. Stadt sinnvoll. Die technischen Voraussetzungen für die Durchführung stellen für eine Kommune kaum ein Problem dar. Mit diesem Instrument haben Sie eine hervorragende Möglichkeit, die Bürger am Geschehen in der Gemeinde teilhaben zu lassen und auf das zu reagieren, was die Einwohner bewegt. Zudem eignen sich Webinare ideal, um die Bürger auf einen einheitlichen Wissensstand zu bringen. Schließlich: Im Zeitalter der digitalen Medien werden Videos immer beliebter, die Menschen erhalten bequem vom Büro oder von zu Hause aus einen Einblick in die Tätigkeiten der Kommune. Mit der Gemeinderatsitzung aus dem oberösterreichischen Gmunden und dem niederösterreichischen Bad Deutsch-Altenburg sind auf der Videoplattform Youtube zwei Beispiele zu sehen, wie man eine Veranstaltung aus dem Gemeindesaal online präsentieren kann.

Fußnoten:

Bild: Stephan Ridgway

Kategorien
Best Practice blog Interviews

Bloggen: Eine neue Kommunikationsform für Ihre Gemeinde

Blogs bieten Gemeinden und Städten eine ausgezeichnete Möglichkeit, den Bewohnern wichtige Informationen mitzuteilen und sie stets mit aktuellen Nachrichten zu versorgen. Daher sind Blogs ein perfektes Instrument für Kommunen, mit ihren Bürgern einen Dialog zu führen und sich transparent zu zeigen. Dem Content der Beiträge, also der redaktionelle Inhalt, kommt dabei eine große Bedeutung zu. Je informativer und interessanter, desto größer ist der Mehrwert für die Bürger und desto häufiger werden sie diesen Blog nutzen.

Vor dem Start des Blogs sollte die Gemeinde unbedingt festlegen, welche Ziele sie damit verfolgt und welche Inhalte den Lesern angeboten werden sollen. Davon abhängig ist auch die Themenauswahl. Wichtig ist es, den Blog regelmäßig mit aktuellen Beiträgen zu bereichern, die den Interessen der Leute entsprechen.

Als Mitarbeiter der Kommune stellt man sich nun die Frage: Wie finde ich wo attraktive Themen? Hier dient logischerweise der eigene Ort als erste Quelle für ihre Artikel. Darüber hinaus können Informationen von anderen Gemeinden, Newsletter aus Verbänden & Unternehmen, Fachmagazinen und Tageszeitungen bezogen werden.

Themen können hierbei unter anderem sein:

  • Neuigkeiten aus der eigenen Gemeinde
  • Gespräche und Interviews mit Gemeinderatsmitgliedern oder Bürgern
  • Projektbeschreibungen
  • Hinweise auf Veranstaltungen
  • News aus anderen Kommunen

Die Artikel können im Blog unter anderem in Form von Berichten, Sachinformationen, Kurznachrichten, Bildern, Videos, Podcasts oder Webinaren dargestellt werden. Eine interessante Mischung sorgt für Abwechslung und macht den Blog lebendig. Ein gut geführter Blog erleichtert der Gemeinde bzw. Stadt, bei den Bewohnern Aufmerksamkeit und Glaubwürdigkeit zu erzeugen. Sie bietet damit einen Einblick in das Innenleben der Kommune und kann auf diese Weise auch Bürger zur Teilnahme am Gemeindeleben motivieren. Zugezogene Personen können sich mithilfe eines Blogs über ihren neuen Ort informieren und sich ein Bild machen, was sie im neuen Umfeld erwartet.

Besserer „Draht“ zwischen Gemeinde und Bürgern

Die Gemeinde bzw. Stadt ist daher aufgefordert, sich den Bürgern auf sympathische Weise und nachhaltig zu öffnen. Das macht die Kommune authentisch. Dies hat wiederum Einfluss auf das Image der Gemeinde in der Öffentlichkeit, zudem wird die Interaktion zwischen ihr und den Bürgern gefördert. Auch mithilfe der sozialen Netzwerke können die Artikel auf den Blog vertrieben werden. So bleiben die Bürger stets auf dem neuesten Stand, was in ihrer unmittelbaren Umgebung los ist. Und die Gemeinde sorgt dafür, dass bei den Bewohnern weniger Unklarheiten über gewisse Projekte herrschen. Sie vermeidet so, dass unnötige Gerüchte in die Welt gesetzt werden.

Zwei gute Beispiele zeigen Ihnen, wie Sie als Mitarbeiter Ihrer Kommune einen lebendigen Blog betreiben können:

Vagen mit seinen etwa 1600 Einwohnern liegt im oberbayerischen Mangfalltal und ist ein Ortsteil der Gemeinde Feldkirchen-Westerham. Vagen betreibt seit April 2013 eine Webseite mit einem Weblog. Um aktuelle Neuigkeiten für den Weblog kümmern sich ehrenamtlich drei Mitarbeiter, einer davon ist Oliver Lorch. Für ihn und seine Kollegen sei es zunächst ein „hartes Stück Arbeit“ gewesen, „die Vereine dazu zu bringen, ihre Artikel zum einen überhaupt zur Verfügung zu stellen und andererseits nicht nur an die Zeitung, sondern auch an Vagen.de zu schicken.“

Inzwischen hat sich der Weblog der Gemeinde gut entwickelt, täglich besuchen derzeit zwischen 100 und 180 Leser die Webseite. Im Sommer seien es zwischen 200 und 250. „Mit aktuellen Berichten, einem vollständigen Terminkalender und der Hilfe und dem Zuspruch von einflussreichen Vereinsmitgliedern ist es uns gelungen, die Seite zu einer der wichtigsten Informationsquellen für die Bürger zu machen“, schildert Lorch, der mit seinen Kollegen Walter Rösel und Peter Ulitz den Weblog fast jeden Tag aktuell hält – „auch mit freundlicher Unterstützung der lokalen Presse“, so Lorch. Er weiß aus verschiedenen Aussagen von Bürgern und Vereinsmitgliedern, dass der Weblog von den Einwohnern in Vagen gut angenommen wird.

Wilfried Schober: „Vagen ist eine Vorzeigegemeinde in Sachen Weblog“

Der Nutzen des Weblogs für die Gemeinde und Bürger? Der Ehrenamtlich Tätige zählt gleich mehrere Argumente auf: Das sind zum einen die „schnelle Information zu allen Aktivitäten im Dorf, besonders den Vereinsaktivitäten. Die Dorfschreiberin berichtet direkt an uns, ebenso die Pressewarte der Vereine. Dann bieten wir Informationen über Tätigkeit des Ortsrates, der Ortsrat schickt Protokolle und öffentliche Einladungen direkt an uns zur Veröffentlichung. Zudem gibt es einen vollständigen Terminkalender aller Vereine und der meisten sozialen und kirchlichen Organisationen“, schildert Oliver Lorch. Das ist noch nicht alles: Eine Verknüpfung mit den Vereinswebseiten, darunter den Obst- und Gartenbau Verein, Freiwillige Feuerwehr, Trachtenverein, Faschingsgilde, Wintersportverein gewährleistet den einfachen Zugang zu weiteren Informationen aus Vagen. „Besondere Events oder Informationen werden bei Bedarf prominent platziert“, meint der Weblog-Mitarbeiter. Ganz wichtig für ihn: „Es gibt schnelle Reaktionsmöglichkeiten, da wir keine bürokratischen Hemmschwellen haben“, sagt Oliver Lorch, der für sich einen weiteren Trumpf ausgemacht hat: Sein Team gewährleiste „ehrliche Berichterstattung ohne politischen Einfluss“.

Wilfried Schober, Pressesprecher des Bayerischen Gemeindetags, ist voll des Lobes über das Engagement der drei Mitarbeiter. Er hält Vagen für eine „Vorzeigegemeinde“, wenn es um den Weblog geht. „So was habe ich noch nicht gesehen“, sagt er. Wilfried Schober muss es wissen: Etwa 2600 Mitglieder zählt der Bayerische Gemeindetag, darunter sind exakt 2026 Gemeinden und Städte sowie Zweckverbände, Verwaltungsgemeinschaften und kommunale Unternehmen. Im Schnitt etwa 5000 Einwohner hat eine Gemeinde in Bayern. „Der Weblog von Vagen ist super und sehr gut. Die drei Kollegen machen das professionell und mit Herz. Ein solcher Weblog fördert den Zusammenhalt der Bürger, was ich sehr begrüße“, sagt der Pressesprecher.