Habt Ihr euch schonmal Gedanken über das Thema elektronische Rechnung gemacht? Nein? Ich auch nicht, bis ich über eine Studie gestolpert bin, die darlegt welches Einsparpotenzial hinter diesem vielleicht etwas trockenem Thema steht (siehe auch Infografik).
Elektronische Rechnung ist genau das, nachdem es klingt. Statt eine Rechnung auf Papier gedruckt zu versenden oder eine Papierrechnung entgegen zu nehmen wird das Ganze auf digitalem Weg abgewickelt.
Das kennen viele im privaten Bereich schon, viele Internetprovider und Onlineshops verschicken Rechnungen nur noch als PDF per Email. Im Businessbereich ist in manchen Branchen die elektronische Rechnungsstellung schon länger der Standard. Das geht soweit dass Rechnungen direkt per Schnittstelle in der Buchhaltung eingespielt werden.
Im KMU-Bereich ist die elektronische Rechnung noch nicht so weit verbreitet. Bei einem Einsparpotenzial von bis zu 4 Euro Prozesskosten je Rechnung sollte man auch als kleiner oder mittelständischer Unternehmer aber nachdenken, ob das Thema nicht eventuell doch spannend ist.
Welche Optionen hat denn der Mittelstand aktuell und gibt es Standards?
Rechnungen als PDF über eine Downloadlösung oder per E-Mail
Die Versendung von Rechnungen als PDF stellt eine relativ einfache Lösung dar, die gerade für kleine und mittelständische Unternehmen nützlich ist. Der Wegfall von Druck-, Porto- und Papierkosten sind hier die größten Einsparungen. Auch die schnelle Laufzeit im Vergleich zum Postversand ist ein Bonuspunkt.
Strukturierte Rechnungsdaten
Durch die Bereitstellung strukturierter Rechnungsdaten haben die Kunden die Möglichkeit, die empfangenen Rechnungsdaten direkt in ihr System einzuspeisen und zu verarbeiten. Ein Beispiel ist der EDIFACT Standard der UN (ja dieser UN – United Nations). EDIFACT steht für: Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport.
Hybride Rechnungen
Als hybride Rechnung bezeichnet man zum Beispiel ein PDF mit eingebundenen XML-Informationen, die ohne Schrifterkennung (OCR) von der Buchhaltungssoftware erkannt werden können. Bei hybriden Elektronischen Rechnungen entscheidet der Empfänger selbst, welche Daten er nutzt. Nutzt er die menschenlesbare Darstellung oder die maschinenlesbaren integrierten Daten. Durch die menschenlesbare Rechnungsdarstellung ersetzt die hybride Rechnung die Papierrechnung quasi eins-zu-eins. Ein Standard für die hybride Rechnung ist das ZUGFeRD Format (bei der Namensfindung war der zuständige Marketingfuzzi aus der Arbeitsgruppe kurz pinkeln oder so…). Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten.
Woher kommt der Name? In Deutschland arbeitet das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) des Arbeitskreises wirtschaftliche Verwaltung am Format ZUGFeRD – Zentraler User Guide FeRD. So eine ZUGFeRD-Rechnung kann zum Beispiel per E-Mail oder in einem Internetportal zum Download bereitgestellt werden.
Stand der Diskussion und Rechtliches
Schon seit Juli 2011 sind elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen durch § 14 des Umsatzsteuergesetzes gleichgestellt.
Genauso wie bei der Papierrechnung sind bei der elektronischen Rechnung alle Pflichtangaben einer Papierrechnung einzuhalten.
Es ist vom Format her egal ob es sich um ein PDF handelt oder die E-Rechnung als Bilddatei (.jpg, .gif, .bmp, .png…) vorliegt. Ebenso unerheblich ist, ob die Rechnung per E-Mail oder als Download von einem Server übermittelt wurde. Sie muss nur elektronisch übermittelt werden.
Vom Gesetzgeber wird kein Datenformat für die elektronische Rechnung vorgegeben, obwohl mit dem ZUGFeRD Standard eine Lösung vorliegt, die u.a. in Zusammenarbeit mit Bundesministerien erarbeitet wurde.
Es ist aktuell unklar, inwieweit die Verwendung von nationalen Formaten noch sinnvoll ist, da eine Europäische Standardisierung kommen wird. Viele funktionale Komponenten von ZUGFeRD werden sich im Europäischen Standard wiederfinden. Eine heutige Inbetriebnahme eines ZUGFeRD-basierten Systems macht nur dann Sinn, wenn der Migrationspfad hin zur Europäischen Lösung geklärt ist.
Die weitere Entwicklung der Elektronischen Rechnung in Europa ist ungewiss, sicher ist aber, dass sie kommen wird. Das Ganze spart nämlich Ressourcen und ist innovativ, und damit schließt sich der Kreis zu meinem Ressort im Bundesvorstand der Wirtschaftsjunioren: Innovationen & Ressourcen.
Fun Fact: In Deutschland gelten Rechnungen die per Faxgerät empfangen werden als Papierrechnung, Rechnungen die per Computer-Telefax oder Fax-Server empfangen werden gelten als elektronische Rechnung.
Hier das Ergebnis einer Umfrage unter Wirtschaftsjunioren zum Thema elektronische Rechnung:
Quellen:
http://www.regenwald-schuetzen.org/fileadmin/user_upload/PDF/Arbeitsblaetter/Papier/7.4_LI_wievielinbaeumen_mai_2013.pdf
https://www.eco.de/2016/pressemeldungen/eco-verband-legt-studie-zur-akzeptanz-von-e-invoicing-vor.html
B.Koch, Billentis, 2014; Schütze, BMI, 2015; Hofmann et al, IMI, 2016
