Email unkaputt machen

email-shock

Ok, Schocker ist es keiner mehr, Email ist fundamental kaputt, am Arsch, läuft nich so wie es soll.

Nein, kein weiterer Artikel über die Spamproblematik. Sondern eher eine Art Bitte an alle Emailbenutzer. Seth Godin hat darüber geschrieben, Chris Anderson hat schon darüber geschrieben, daraus entstand: http://emailcharter.org

Ja das hier ist teilweise ein Rant, aber manchmal muss das eben raus… Was sind euere schlimmsten Emailerlebnisse? Ab damit in die Kommentare!

Aus gegebenem Anlass hier meine recht locker am Original ausgerichteten Ergänzungen:

Email unkaputt machen, funktioniert vielleicht so:

1. Nicht zig Fragen in einer Email stellen, vor allem wenn es unterschiedliche Anliegen sind

Bei mir kommen relativ häufig Emails an, in denen mehr als eine, oft auch recht viele offene Fragen formuliert sind. Manchmal lässt sich auch nicht direkt eine Handlungsaufforderung herauslesen oder oft tue ich mir sogar schwer, zu erkennen, was denn genau die Frage ist.

Ein komplett an den Haaren herbeigezogenes Beispiel wäre:

Hallo Herr Kohl,

Der Rasen im Garten ist zu hoch. Wie wird das Wetter? Können Sie mir für den Auftrag von vor zwei Wochen zu der Abbuchung noch eine Rechnung zusenden?

Was könnte man besser machen?

Konkrete Handlungsaufforderung, konkrete Fragen und wenn es drei Dinge sind die nichts miteinander zu tun haben, bitte einfach drei Emails schreiben. Der einfache Grund hierfür ist: Oft beinhaltet eine Email, die unterschiedliche Bearbeitungszeiten haben, weil zum Beispiel intern noch besprochen werden muss, wie auf ein bestimmtes Thema reagiert wird oder weil ein Mitarbeiter, der zur Klärung beitragen könnte, gerade nicht greifbar ist.

Was ich mir wünsche: Kurze Sätze, klare Fragen

Lösung:

Email 1: Der Rasen im Garten muss gemäht werden, bitte bis zum 1.2.2013 erledigen. (konkrete Ansage, konkrete Deadline)

Email 2: Können Sie mir sagen, wie das Wetter am nächsten Dienstag wird? (Konkrete(re) Frage, auch wenn wir hier nicht beim Wetterdienst sind ;) )

Email 3: Zur Abbuchung von meinem Konto 123 bei der Bank tiptopbank mit der BLZ 991239 wurden am 1.1.2013 12 Euro abgebucht mit dem Verwendungszweck 12783drölf. Hierzu benötige ich bitte noch die Rechnung per Fax. (Sie haben den Auszug ja eh gerade vor der Nase, also können Sie dem Gegenüber auch die Suche erleichtern indem Sie möglichst alle Informationen, die Ihnen auch vorliegen, direkt weitergeben.)

2. CC-BCCeritis

Nicht jeder mit einer Email Adresse im Unternehmen muss Ihre Email bekommen. Sparen Sie sich und dem bearbeitenden Unternehmen Zeit, indem Sie nur einem Empfänger Ihre Frage zukommen lassen. So ineffizient arbeiten Unternehmen nicht, dass Sie ein „Passierschein A38“-Ereignis heraufbeschwören, wenn Sie nicht gleich jedem im Unternehmen eine Email schicken. Passierschein A38: http://www.youtube.com/watch?v=lIiUR2gV0xk

3. Lesen

Viele Unternehmen stellen vor der Kontaktaufnahme schon Informationen bereit. Das wird oft über so neumodischen Kram wie eine Knowledgebase oder Ähnliches gelöst, die der Kontaktaufnahme vorgeschaltet ist. Das hat nichts damit zu tun, dass die Firmen nichts von Ihnen hören wollen, sondern dient eher dazu, Ihnen schneller die Informationen zu geben, die Sie benötigen. Nutzen Sie diese Resourcen, ach und bitte lesen Sie die Email-Antworten, die Sie bekommen.

4. Unnötige Hektik

Wenn gerade weder die Hütte brennt, noch Lebensgefahr besteht ist es nicht nötig, fünf Minuten nachdem man eine Email geschickt hat, wutentbrannt am Telefon durchzuklingeln, wo denn die Antwort bleibt. Auch beliebt ist der Anruf ob ein Fax durchgekommen ist. So ziemlich jedes Faxgerät wirft/druckt einen Fehler aus, wenn ein Fax mal nicht ankommen sollte

5. Medienbrüche

Es ist, vielleicht auch nur für mich, wahnsinnig schwierig zwischen Medien umzudenken. Wenn per Email etwas besprochen wird und dann auf einmal ein Anruf kommt, muss ich mir den Emailverlauf eh nochmal herholen, dann wäre eine Antwort per Email für mich persönlich oft leichter.

6. Einfach mal an alle im Adressbuch und die lieben Kettenbriefe

Es ist einfach allen Leuten im Adressbuch seine Weihnachts-/Neujahrswünsche zukommen zu lassen, persönlicher wäre sicherlich einzelnen Personen oder Personengruppen seine Wünsche zu übermitteln. Kettenbriefe an Geschäftsemailadressen sind auch leicht nervig. Nein es nützt nichts, wenn wir alle am 13.1.2015 nicht tanken, irgendwann müssen wir nämlich eh alle zum Tanken. Da hilft nur ein radikales Umdenken, was die persönliche Transportsituation angeht, aber das ist ein Thema für einen anderen Blogpost.

Was sind euere schlimmsten Emailerlebnisse? Was wünscht Ihr euch für die Zukunft von Email? Ab damit in die Kommentare!